Zastanawiasz się, jak sprawić, by Twoje teksty wyglądały profesjonalnie i miło dla oka? To bardzo dobrze! Prawidłowe formatowanie to pierwszy krok na drodze do zbudowania wizerunku godnego zaufania twórcy. Wiedza, którą zdobędziesz w tym artykule pomoże Ci go osiągnąć.
Jakie są zasady formatowania dokumentu?
Chcąc uczynić swój tekst jak najbardziej schludnym i przejrzystym, musisz pamiętać o kilku podstawowych zasadach formatowania tekstu. Pominiemy tu takie kwestie jak stosowanie poprawnej interpunkcji oraz nienagannej polszczyzny – zakładamy, że to oczywiste.
Zajmiemy się za to stylem dokumentu: kolorem tekstu, odstępami między znakami, punkturami i listowaniem oraz czcionką. To oczywiście nie wszystko, bo wygląd treści zależy również od formatu makiety, czyli ilości łamów (kolumn), głębokości wcięć, tabulatorów czy ramek, jednak na początek wystarczy Ci znajomość podstaw.
Formatowanie czcionki
Na początek poświęćmy nieco miejsca najważniejszemu obszarowi formatowania – czcionce. Nazywana również fontem, stanowi najbardziej zwracający uwagę element każdego dokumentu, dlatego jej wybór nie może być przypadkowy. Korzystaj z odpowiednich czcionek, a czytelnicy podziękują Ci za to.
Czcionki możemy podzielić na szeryfowe i bezszeryfowe. Krój szeryfowy to font ozdobny. Jego zakończenia są zwykle smukłe lub dodatkowo pogrubione. Najbardziej znaną czcionką szeryfową jest Times New Roman.
Kroje bezszeryfowe to pismo bez żadnych ozdobników. Należą do nich np. Arial i Helvetica. Przyjęło się, że w sieci posługujemy się raczej czcionkami bezszeryfowymi. Nie jest tak jednak zawsze. Niektóre czcionki szeryfowe, np. Times New Roman stanowią zgrany duet z dokumentami oficjalnymi i literaturą piękną.
Kolor i wielkość czcionki
Stosuj wielkość nie mniejszą niż 12 – mniejsze czcionki trudniej odczytać. Postaraj się również ograniczyć ilość używanych rodzajów czcionek do minimum – maksymalnie trzy na dokument. Ogólna zasada, którą możesz kierować się podczas formatowania, brzmi następująco: postaw na minimalizm.
Nie da się powtórzyć tego zbyt wiele razy – minimalizm idzie w parze z czytelnością. Dotyczy to także koloru użytej czcionki. Różowe, żółte lub jasnoniebieskie czcionki nie będą wyglądały dobrze, a przy dłuższej lekturze okażą się bardzo męczące dla oka. Na białej lub jasnej stronie najlepsze będą kolory zbliżone do czarnego. Jeżeli chcesz wyróżnić fragment tekstu, zamiast zmieniać barwę, zastosuj pogrubienie (Ctrl + b).
Formatowanie odstępów
W zależności od rodzaju dokumentu zalecane odstępy mogą się różnić. W niektórych formach pisemnych, zwłaszcza akademickich, wielkość jest narzucona z góry. Kiedy jednak nie zostanie doprecyzowana, bezpiecznym rozwiązaniem będzie ustawienie ich na poziomie 1.2-1.5 wysokości wiersza.
W ten sposób tekst pozostanie czytelny, a jednocześnie nie zajmie zbyt wiele miejsca na stronie. Mowa tu o odstępach między wierszami, nie między znakami. Te ostatnie proponujemy utrzymywać w ustawieniach domyślnych.
Gdy przychodzi do formatowania dokumentów, przejrzystość jest kluczowa. Ta prawidłowość zachodzi na każdym poziomie języka. Od poszczególnych znaków aż do akapitów. Przez ścianę tekstu dużo trudniej jest się przebić niż przez krótkie fragmenty, dlatego zrób przysługę czytelnikowi oraz sobie i rozbij akapity na krótsze części, najlepiej nie dłuższe niż sześć linijek.
Przeczytaj także: Zasada odwróconej piramidy – jak stosować ją w tekście?
Formatowanie punktorów
Tworząc listy od myślników czy numerując produkty zawsze rób to przy użyciu dedykowanych przez dany edytor tekstu narzędzi. Nawet jeżeli nie jest to konieczne, zrób to w ramach kształtowania dobrego, profesjonalnego nawyku pisarskiego – szybko się o tym przekonasz, gdy przyjdzie Ci tworzyć listę wypunktowaną.
Możliwe, że Twoi koledzy nie zauważą, jeśli ponumerujesz swoje referencje w Power Poincie odręcznie, ale Twój pracodawca lub wykładowca może zwrócić na to uwagę.
Gwiazdki, kropki, ptaszki i serduszka również nie robią wrażenia na odbiorcach od dobrych kilku lat. Tak jak pisaliśmy wcześniej: przede wszystkim minimalizm. Pozostań więc przy starych, dobrych myślnikach oraz cyfrach arabskich lub rzymskich.
Autor tekstu: Tymoteusz Kornacki