Obsługa skrzynki mailowej może czasem stać się koszmarem. Otwierasz laptopa, przechodzisz do poczty elektronicznej i widzisz dużą ilość wiadomości oraz ogólnie panujący chaos. W takich sytuacjach łatwo przeoczyć ważne informacje lub mieć problem ze znalezieniem czegoś istotnego.
Wiadomości e-mail nieustannie przodują, jeśli chodzi o kanał komunikacji nie tylko w firmach, ale również w przypadku osób prywatnych. W jaki sposób wygrać z natłokiem 50, 100, a nawet większej liczby wiadomości, które ukazują się naszym oczom po otwarciu skrzynki? Odpowiedź na to pytanie znajdziecie w poniższym artykule.
Inbox zero – co to właściwie jest?
Koncepcją Inbox zero jest zebranie najlepszych praktyk, które pozwolą zachować porządek w Twojej skrzynce mailowej. Za sprawą tej metodyki już nigdy nie przegapisz istotnych wiadomości i szybko uporasz się z niechcianymi mailami. Jej wdrożenie jest proste i przyjemne, dlatego warto to przemyśleć, by już nigdy nie zagubić żadnego maila. Nawet jeśli wydaje Ci się, że Twoja poczta wygląda dobrze, to na pewno co jakiś czas przychodzi taki dzień, że na jej uporządkowanie poświęcasz cały dzień.
Przeczytaj również: Content SEO – czym jest i jak go stworzyć?
Wdrożenie Inbox zero do Twojej skrzynki pocztowej
Skoro powiedzieliśmy już sobie, na czym polega kwintesencja Inbox zero, to teraz przejdźmy do jej wprowadzenia na naszej skrzynce pocztowej.
Koncepcję Inbox zero zasadniczo da się zastosować w każdym programie do obsługi poczty niezależnie od tego, czy posiadasz wersję darmową, płatną, starszą czy nowszą. Najprościej zrobić to przez utworzenie folderów np.:
- „Działanie” – gdzie umieścisz wiadomości wymagające niemalże natychmiastowej odpowiedzi i podtrzymania konwersacji;
- „Zrobione” – gdzie będziesz przerzucać sprawy zakończone;
- „Oczekujące” – gdzie znajdą się maile mogące poczekać i do których przejdziesz po przejrzeniu tych z folderu „Działanie”.
To Twój wybór, jak nazwiesz foldery, ważne byś widząc nową wiadomość, przerzucał ją w odpowiednie miejsce. Na koniec dnia w głównej skrzynce „odebrane” nie powinno być żadnych maili. Jeśli jednak nie możesz w danej chwili zerknąć na wiadomość, którą dostałeś, zostaw ją w folderze odebrane, by przypadkiem nie umknęła Ci w natłoku pracy. Wdrażając Inbox zero musisz być konsekwentny i nieustannie czyścić foldery. Z czasem zobaczysz, jakie to pomocne i ile niesie ze sobą korzyści.
Wyznacz swoje godziny na mailing
Nie każdy ma czas siedzieć przez cały dzień z otwartą skrzynką pocztową i tylko czekać na nową wiadomość. Ustal więc konkretne godziny, kiedy zajmiesz się przeglądaniem wiadomości i sumiennie się tego trzymaj, chyba że ilość maili jest znikoma i masz możliwość robić to na bieżąco. To Twoje zasady, które sam musisz wypracować i one mają Ci ułatwić pracę, nie inaczej.
Korzyści zastosowania Inbox zero
Wiele osób używa swoich skrzynek mailowych jako miejsca do przeglądania spraw, które wymagają pilnego działania, jak również do przechowywania zwykłych śmieci, które de facto powinny znaleźć się w folderze „Kosz”. Taka praktyka błyskawicznie przytłacza umysł i powoduje niepotrzebny stres. Nie bój się korzystać z dostępnych w programie folderów i filtrów, bo dzięki nim możesz kontrolować przepływ informacji do skrzynki odbiorczej, a każda kolejna wiadomość nie będzie Cię rozpraszać.
Po wyczyszczeniu skrzynki odbiorczej na komputerze, folder „Odebrane” w programie pocztowym w telefonie będzie zawierał tylko te najważniejsze wiadomości. W ten sposób łatwo dostrzeżesz nową wiadomość bez konieczności przechodzenia do innych podfolderów.
Inbox zero – podsumowanie
Inbox zero to prosta i skuteczna metoda porządkowania poczty elektronicznej. Sama używam jej od lat i stwierdzam, że wprowadza ona porządek i większy spokój. Dzięki Inbox zero ludzie lepiej trzymają się swoich priorytetów i skuteczniej opanowują skrzynkę odbiorczą po wakacjach. Bardzo szybko zamienia się to w nawyk i zostaje na lata.
Koncepcja ta nie przejmuje kontroli nad naszym czasem, więc nie musimy się martwić, że będzie nas rozpraszać. Nadal możemy być produktywni wykonując pozostałe powierzone nam zadania i obowiązki.
Autor tekstu: Karolina Karolak