Twoja poczta elektroniczna pęka w szwach, a Ty utknąłeś w gąszczu niepotrzebnych wiadomości? Czas to zmienić i zrobić porządki w skrzynce mailowej. Jak ją zorganizować? Pomoże Ci w tym poniższy artykuł, w którym znajdziesz garść praktycznych wskazówek.

Foldery w skrzynce odbiorczej, czyi pierwszy krok w zarządzaniu pocztą e-mail

Wyobraź sobie bałagan w pokoju – mnóstwo różnych przedmiotów rozrzuconych po całym pomieszczeniu. Aby zrobić porządek, musisz odłożyć te wszystkie rzeczy na swoje miejsce. Podobnie jest ze skrzynką mailową – tutaj rolę szafek, szuflad i półek pełnią foldery, do których poukładasz swoje elektroniczne listy. Jak korzystać z takich katalogów? Otrzymane i wysłane maile przypisujesz do różnych kategorii. Mogą to być np. wiadomości od prywatnych osób, powiadomienia, rachunki, faktury, wyciągi bankowe, oferty promocyjne. Dzięki temu w prosty sposób odnajdziesz potrzebne wiadomości, a do tego będziesz miał poczucie kontroli nad swoją skrzynką odbiorczą. Na etapie porządkowania wiadomości usuń także te niepotrzebne, które tylko zaśmiecają Twoją pocztę mailową.

Rezygnacja z otrzymywania newslettera

Jeśli zastanawiasz się jeszcze, jak uporządkować skrzynkę mailową, przypomnij sobie, ile razy zdarzyło się, że zapisywałeś się do różnych newsletterów? Jednak okazuje się, że zupełnie nie jesteś zainteresowany ich treścią, a biuletyny, które do tej pory otrzymujesz, tylko niepotrzebnie zalegają w Twojej skrzynce odbiorczej. Pora z tym skończyć i wypisać się z subskrypcji otrzymywania tych zbędnych maili. Dzięki temu Twoja skrzynka odbiorcza nie będzie stale zalewana każdego dnia dziesiątkami wiadomości, których i tak nie czytasz.

Regularne porządki kluczem do sukcesu

Kiedy wszystkie maile masz już posegregowane w odpowiednich katalogach, nie dopuść do sytuacji, w której Twoja skrzynka mailowa na nowo zacznie przypominać Stajnię Augiasza. Na bieżąco umieszczaj wiadomości w odpowiednich folderach, a do tego usuwaj zbędne maile. Warto przeznaczyć na to kilka chwil podczas codziennego przeglądania skrzynki elektronicznej. Pomoże Ci to zachować idealny porządek, a Ty nie będziesz musiał poświęcać mnóstwa czasu na ponowne ogarnięcie chaosu. Przekonasz się, że w ten sposób zarządzanie pocztą e-mail stanie się bardzo proste.

Filtry antyspamowe

Znasz te irytujące wiadomości, które czasami trafiają na Twoją skrzynkę pocztową? Nie tylko niepotrzebnie ją zaśmiecają, ale mogą zawierać także niebezpieczne linki. Zwykle podejrzane maile trafiają do odpowiedniego folderu ze spamem. Niestety zdarza się, że tego typu niechciana poczta nie została odseparowana od skrzynki odbiorczej. Jest na to prosty sposób – wystarczy ustawić swój własny antyspamowy filtr. Możesz umieścić na czarnej liście nadawców, od których nie życzysz sobie otrzymywać żadnych listów elektronicznych.

Automatyzacja skrzynki mailowej

W zarządzaniu pocztą e-mail pomogą Ci odpowiednie filtry. Zamiast ręcznie umieszczać wszystkie maile w odpowiednim folderze, wiadomości będą automatycznie segregowane i przyporządkowane do odpowiedniej kategorii. Jak to wygląda w praktyce? Jeśli posiadasz konto na Gmailu, możesz stworzyć różne filtry, które pozwolą Ci utrzymać porządek w skrzynce pocztowej. Masz możliwość automatycznego ustawienia m.in.: oznaczenia wiadomości etykietami, przenoszenia do archiwum lub usuwania maili od konkretnych nadawców, natomiast ważne dla Ciebie wiadomości będą umieszczone na pierwszym miejscu. Ponadto są także dostępne filtry, które będą zaznaczały wybrane maile, dzięki czemu nie przeoczysz tych ważnych. To tylko niektóre z możliwości, jakie oferuje poczta Gmail, jeśli chodzi o automatyzację skrzynki mailowej.

Jak uporządkować skrzynkę mailową – podsumowanie

Organizacja skrzynki mailowej może być bardzo prosta. Dzięki powyższym poradom możesz bez wysiłku nie tylko ją uporządkować, ale także sprawić, że zarządzanie pocztą elektroniczną będzie dla Ciebie łatwe jak nigdy dotąd.

 

Autor tekstu: Aneta Karnabal