Codziennie pracujesz. Przeznaczasz na to po kilka godzin, a mimo to wciąż masz wrażenie, że czasu jest za mało na wszystko. Jeśli zmagasz się z poczuciem, że nie możesz zdążyć z pracą, warto zaznajomić się z metodą ALPEN. Odpowiadamy, na czym polega i jak może ci pomóc w zarządzaniu czasem.
Czym jest metoda ALPEN?
Metoda ALPEN jest jednym ze sposobów planowania pracy. Bazuje na założeniu, że w ciągu dnia zmagamy się z wieloma rozpraszaczami i nieplanowanymi zadaniami. Poświęcamy im uwagę, przez co później brakuje nam czasu na skończenie pracy zaplanowanej na ten dzień. Stosując się do określonych zasad, możemy maksymalnie ograniczać takie sytuacje. Nazwa ALPEN to właściwie akronim słów z języka niemieckiego, które oznaczają kolejne etapy planowania działań. Poznajmy je razem krok po kroku.
Zaplanuj zadanie
Najważniejszym elementem w każdej metodzie zarządzania czasem jest zaplanowanie zadań. Niezależnie od tego, czy stosujesz ALPEN, czy technikę Pomodoro, musisz określić, co trzeba zrobić tego dnia. Na początek wynotuj działania w punktach. Haczyk polega na tym, że z założenia wszystkie zadania powinny zostać wykonane tego dnia. Dlatego też postaraj się, żeby lista była realistyczna. Jeżeli któryś z punktów jest bardziej złożony, możesz rozpisać go na podpunkty.
Określ czas trwania
Teraz musisz się zastanowić, ile zajmie ci każde z tych zadań. Określ czas trwania, notując na liście, ile na niego przeznaczasz. Jest to o tyle trudne, że pracując tak po raz pierwszy, możesz nie wiedzieć, jak długo będziesz coś robił. Z czasem jednak stanie się to dla ciebie prostsze. Na chwilę obecną trzeba jednak coś postanowić. Później, wykonując zaplanowane działania, będziesz musiał zrobić wszystko, by zmieścić się w tym czasie. W tym tkwi sekret metody ALPEN. Mając określony limit na wykonanie zadania, nie możesz pozwolić sobie na bezrefleksyjne przeglądanie stron internetowych, bo możesz nie zdążyć.
Przeczytaj także: Marketing sensoryczny – wpływ zmysłów na decyzje zakupowe
Zaplanuj zapasowy czas
To miejsce na nieoczekiwane przerywniki i niezaplanowane rzeczy do zrobienia. Na tym etapie rekomendowana jest zasada 60/40. Oznacza to, że na zaplanowane zadania powinniśmy przeznaczyć 60% czasu pracy. Pozostały to pewien rodzaj poduszki ratunkowej na wypadek sytuacji awaryjnych. Jeśli wszystko pójdzie zgodnie z planem i przełożony nie zleci ci dodatkowych zadań, możesz przeznaczyć ten czas na coś innego. Na przykład na zaplanowanie i rozpoczęcie działań, przeznaczonych na kolejny dzień.
Zdecyduj o priorytetach
To najważniejszy etap planowania, ponieważ teraz decydujesz, w jakiej kolejności będziesz wykonywał zadania. Możesz to zrobić na dwa sposoby – stawiając kolejne cyfry obok zadań lub układając w grupy działań: ważnych, neutralnych i mniej istotnych. Drugi system jest bardziej elastyczny. Pozwala na założenie, że z zadaniem, które znalazło się w ostatniej grupie, możesz nie zdążyć i nic się nie stanie. W takim wypadku planując zarządzanie czasem kolejnego dnia pracy, powinieneś ponownie zapisać je na liście. Jeżeli znów nie uda ci się go wykonać, za trzecim razem umieść je w grupie o wyższej hierarchii.
Kontroluj wykonywanie zadań
Kontrola polega na wykreślaniu wykonanych zadań i weryfikacji punktów, które pozostały do zrobienia. Możesz zmienić ich kolejność lub skrócić czas, jeśli widzisz, że jesteś w stanie zrobić to szybciej. Możliwe, że zauważysz, że zbyt entuzjastycznie oceniłeś swoje możliwości. Wówczas wiesz, że twój zapas czasu zmalał i jeśli kolega zaproponuje kawę, możesz nie zdążyć z zadaniem. To część, która zobowiązuje do trzymania ręki na pulsie, dlatego powinieneś potraktować ją jako narzędzie samodyscypliny.
Zalety stosowania metody ALPEN
Metoda ALPEN pomaga uporządkować dzień pracy. Samodzielny podział na zadania do wykonania daje poczucie kontroli. Dzięki zaplanowanej poduszce czasowej i ustalonej hierarchii nie zachwieje go nawet dodatkowe pilne zlecenie od przełożonego. Warto jednak pamiętać, że jest to metoda samoorganizacji, którą trudno byłoby zastosować przy pracy w grupie. Aczkolwiek nie oznacza to, że nie możesz o niej opowiedzieć koleżance z pracy.
Autor tekstu: Dominika Bożek