Latające notatki, uczucie przytłoczenia różnymi sprawami, stres, brak czasu na wszystko? Jeśli wiesz jak to jest, to warto zorganizować swój czas pracy! Sprawdź kilka z możliwych metod i dostosuj je do własnych potrzeb!
1 – mierzenie czasu pracy
W jaki sposób ma to pomóc w organizacji pracy? Bardzo prosto! Licznik włączony na chwilę przed rozpoczęciem zadania daje poczucie, że nie możemy zająć się niczym innym. W końcu nie chcemy, żeby w czas, jaki poświęcamy na wykonanie danej czynności, wliczały się minuty (albo nawet godziny!) spędzone na Facebooku czy innych rozpraszaczach. Dodatkowo, wiedząc jak długo zajmuje nam wykonanie konkretnego zadania, łatwiej możemy zorganizować czas pracy w przyszłości.
2 – metoda ABC
Abecadło z pieca spadło… żeby pomóc w pracy! Pomagają konkretnie trzy litery. A – wyznacza zadania bardzo ważne, których nie można odłożyć w czasie ani nikomu zlecić. B – zbiera wokół siebie obowiązki mniej ważne, ale wciąż istotne. W przeciwieństwie do tych z grupy A, te można dać komuś innemu do wykonania, przynajmniej częściowo. Cała reszta, tzn. prace, które są pod opieką litery C, nie są pilne, można je przełożyć na później i nie trzeba zajmować się nimi osobiście.
Przeczytaj również: Jak pisać skuteczne posty na Facebooka?
Przy pomocy metody ABC można zorganizować sobie czas pracy tak, że nie będziemy się zbędnie przejmowali nieistotnymi sprawami, natomiast skupimy się na tych najważniejszych i zrozumiemy co musimy zrobić w pierwszej kolejności.
3 – magiczny kwadrat
Inaczej metoda czterech ćwiartek albo macierz Eisenhowera polega na podzieleniu obowiązków na cztery sfery. W pierwszej ćwiartce znajdują się zadania ważne i pilne, czyli takie, które muszą zostać wykonane w określonym czasie. Następne są sprawy niepilne, ale ważne – takie jak rozwój osobisty, rodzina czy hobby. Kolejną ćwiartkę stanowią rzeczy pilne jednak niezbyt ważne, mało istotne maile, spotkania, telefony czy sprawy, które chcą od nas inni. W ostatniej sferze znajdują się wszelkiego rodzaju zjadacze czasu i rozpraszacze. Facebook, Instagram, telewizja, gry czy niezobowiązujące surfowanie po sieci ląduje właśnie w tej ćwiartce. Zazwyczaj najmniej czasu poświęcamy na sprawy ze sfery drugiej, ponieważ nikt nas nie pogania, żeby się nimi zająć. Może najwyższy czas to zmienić?
4 – Getting Things Done
Czyli metoda GTD. Jeśli ciężko jest się odnaleźć w swoich notatkach to warto ją wypróbować! Najpierw należy zebrać wszystkie sprawy w jednym miejscu, nie ważne czy to będzie nowy plik na komputerze, czy zwykła kartka. Następnie przypisujemy zadania do trzech kategorii: kosz, czyli rzeczy nie wymagające działania; archiwum – sprawy, które też nie wymagają naszych działań, ale mogą się przydać w innym czasie; kiedyś – rzeczy do wykonania w przyszłości.
Ważnym punktem tego sposobu organizacji czasu pracy jest ustalenie co możemy zrobić od razu, bo zajmie tylko chwilę. Teraz trzeba posortować wszystkie zadania względem czasu – zadania pilne, dłuższe projekty, sprawy wymagające czekania na przykład na czyjąś odpowiedź. Teraz wystarczy tylko regularnie przeglądać listę i ustalać czym się zająć!
Autor tekstu: Nikola Malicka