Zdarza Ci się zasypiać przytłoczony myślami o przyszłych obowiązkach? Boisz się rozpoczęcia nowego dnia, bo w Twojej głowie już zdążyły pomnożyć się kolejne sprawy do załatwienia, a czas ucieka? Jeśli tak, na ratunek przychodzi amerykański specjalista do spraw produktywności David Allen, twórca metody getting things done. Zostań z nami, aby dowiedzieć się więcej na jej temat.
Czym właściwie jest metoda GTD?
Tłumacząc na język polski, metoda getting things done oznacza dosłownie doprowadzanie pracy do końca. Została ona opisana w książce pt. Getting Things Done. The Art. Of Stress-Free Productivity i służy usprawnieniu zarządzania własnymi sprawami, zwiększeniu produktywności, a także jest jedną z najpopularniejszych metod organizacji swoich zajęć.
Jak działa GTD?
Aby uzyskać jak największą skuteczność swoich działań, podążając za metodą Allena, obowiązkowe jest pamiętać o przestrzeganiu pięciu zasad, które wyróżnił specjalista. Zobacz, jak to działa, zaczynając od pierwszej z nich:
Kolekcjonowanie (ang. collection)
Na samym początku sięgnij po kartkę i długopis lub po prostu notatnik w Twoim telefonie bądź laptopie i spisz wszystkie rzeczy, które chcesz lub musisz zrobić w najbliższym albo odleglejszym czasie, nie zważając na tym etapie na poziom ich trudności. Mogą być to działania poważniejsze jak zapłacenie rachunków, spotkanie z klientem, ale także błahe, jak przeczytanie rozpoczętej książki lub wyjście z koleżanką na kawę. Zanotowanie wszystkich tych działań, które zalegają w głowie, powodując niepokój, pozwoli Ci uzyskać spokój wewnętrzny z nimi związany. Gdy zamieścisz swoje sprawy, jak mawiał Allen, w koszyku, możesz przejść do następnego etapu.
Analiza (ang. processing)
Na ten element składa się dokładnie sprecyzowany przez Allena ciąg założeń. Według autora i zgodnie z zasadą LIFO najlepiej jest zaczynać od tych spraw, które w koszyku znalazły się najpóźniej i zawsze wykonywać je tak, aby do niego nie wróciły. Pamiętaj, że kluczowe jest też to, żeby zajmować się tylko i wyłącznie jednym zadaniem jednocześnie.
Etap analizy zawiera w sobie pytania, od których odpowiedzi zależą dalsze kroki postępowania. Głównym z nich jest, czy dana sprawa wymaga podjęcia akcji? Jeśli odpowiesz twierdząco i masz ustalone działanie związane z tą sprawą, przejdź do poniższych podpunktów:
- jeśli wykonanie zadanie nie pochłonie więcej niż dwóch minut – zajmij się nim teraz,
- gdy masz możliwość przekazania go komuś innemu – wykorzystaj tę szansę,
- odłóż je do kalendarza i sprecyzuj datę jego wykonania.
Gdy odpowiedź na kluczowe pytanie jest przecząca, to:
- przenieś sprawę do archiwum,
- dodaj ją do listy rzeczy do zrobienia w przyszłości,
- wrzuć ją do kosza, gdy jesteś pewien, że nie jest już potrzebna.
Przeczytaj również: 4 sposoby na lepszą organizację czasu pracy
Porządkowanie (ang. organizing)
Uporządkowanie spraw w zależności od decyzji podjętych po przeanalizowaniu punktu drugiego jeszcze lepiej wpłynie na Twoje zorganizowanie i produktywność. Zadania możesz podzielić m.in. ze względu na ich specyfikę, w zależności od tego, czy należą do sfery prywatnej czy zawodowej. Innym sposobem jest utworzenie kategorii według miejsca wykonywania danej czynności.
Niektórym zdarza się dzielić swoje sprawy pod względem ilości energii potencjalnie włożonej w ich wykonanie. Dzięki temu mogą dobrze wykorzystać przypływy siły, a gdy jej brakuje – wybrać zadania, które wymagają jej mniej.
Pamiętaj, że porządki, również te w głowie, bardzo dobrze wpływają na samopoczucie, dlatego nie unikaj tego etapu.
Przeglądanie (ang. review)
Etap przeglądania bywa najczęściej pomijanym krokiem w podążaniu metodą GTD przy jednoczesnym niezdawaniu sobie sprawy z jego ważności. Każda droga do sukcesu wymaga systematyczności, dlatego David Allen zaleca codzienne przeglądanie spisanych projektów, uzupełnianie ich o nowe i wyrzucanie z koszyka tych, które są już nieaktualne. Raz w tygodniu natomiast rekomendowane jest jedno większe przeanalizowanie swojej listy.
Realizacja (ang. doing)
To ostatni, ale na pewno nie najmniej ważny etap. Polega on na działaniu po uprzednim przeanalizowaniu wcześniejszych punktów. Teraz, gdy wszystko masz już uporządkowane, nie będziesz z niepewnością zastanawiać się, co masz do zrobienia, a zamiast tego szybciej i z lepszym nastawieniem przystąpisz do działania. Gdy zadań na liście okaże się więcej, niż przypuszczałeś, wybierz jedno z nich i nadaj mu odpowiednią wartość wedle kryteriów Allena: energia i czas, którymi aktualnie dysponujesz, priorytetowość sprawy i kontekst, w którym się znajdujesz.
Autor tekstu: Monika Matuszak